ในยุคที่ “เวลา” คือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของธุรกิจ การทำงานแบบเดิมที่ต้องคลิกซ้ำ ตรวจซ้ำ และส่งต่อข้อมูลด้วยมือ อาจกลายเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตขององค์กร เครื่องมืออย่าง Microsoft Power Automate จึงเข้ามาช่วยให้ทุกขั้นตอนของการทำงาน “อัตโนมัติ” ได้จริง ทั้งลดภาระงานซ้ำซ้อน เพิ่มความแม่นยำ และให้ทีมมีเวลาโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า
และนี่คือ 5 Workflow อัตโนมัติที่ทุกธุรกิจควรใช้ใน Power Automate เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
1. การอนุมัติเอกสาร (Document Approval)
หมดปัญหาการส่งอีเมลวนไปมา เพียงตั้งค่า Workflow ให้เอกสารจาก SharePoint หรือ OneDrive ถูกส่งไปยังผู้อนุมัติอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนทาง Outlook หรือ Teams เมื่อมีการอนุมัติหรือปฏิเสธ ระบบจะอัปเดตสถานะทันที ช่วยให้กระบวนการตรวจสอบรวดเร็วและโปร่งใส
2. การแจ้งเตือนอีเมลและงานสำคัญ (Email & Task Notifications)
ตั้งค่าให้ระบบส่งแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีอีเมลจากลูกค้าสำคัญ หรือมีงานใหม่ใน Planner ช่วยลดโอกาสพลาดข้อมูลสำคัญ และจัดการงานได้ตรงเวลาเสมอ
3. การบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์ม (Form to Excel/SharePoint)
หากธุรกิจใช้ Microsoft Forms ในการเก็บข้อมูลลูกค้าหรือแบบสอบถาม Power Automate สามารถเชื่อมต่อให้ข้อมูลจากฟอร์มถูกบันทึกลงใน Excel หรือ SharePoint อัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาการคัดลอกข้อมูลและลดความผิดพลาดจากการกรอกมือ
4. การสร้างรายงานอัตโนมัติ (Automated Reporting)
ต่อยอดข้อมูลจาก Power BI หรือ Excel ให้ระบบสร้างรายงานประจำวัน/สัปดาห์อัตโนมัติ แล้วส่งให้ผู้บริหารผ่านอีเมลหรือ Teams ไม่ต้องเสียเวลารวมข้อมูลทุกครั้งก่อนประชุม
5. การแจ้งเตือนใน Teams เมื่อลูกค้าใหม่เข้าระบบ (CRM Integration)
เชื่อมต่อกับระบบ CRM เช่น Dynamics 365 หรือ Zoho CRM ให้เมื่อมีลูกค้าใหม่เข้ามา ระบบจะส่งแจ้งเตือนทีมขายใน Microsoft Teams ทันที พร้อมรายละเอียดลูกค้า ช่วยให้ทีมตอบสนองได้รวดเร็วและไม่พลาดโอกาสทางธุรกิจ
Power Automate จึงไม่ใช่แค่เครื่องมือเสริม แต่คือ “ผู้ช่วยอัจฉริยะ” ที่ช่วยให้ทุกแผนกทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้นหลายเท่า โดยไม่ต้องมีพื้นฐานด้านโปรแกรมมิ่ง
Comments